Privacyverklaring inzake groepsaankoop fietsen GIANT

1. Introductie en doel van de privacyverklaringCEPA, CEWEZ en CEPG hechten een groot belang aan de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de medewerkers (hierna ook de ‘Betrokkenen’, individueel ‘Betrokkene’) die interesse hebben in de aangeboden groepsaankoop voor fietsen van het merk GIANT (hierna ook de ‘Groepsaankoop’). In deze privacyverklaring wensen CEPA, CEWEZ en CEPG gezamenlijk op een heldere, transparante, eenvoudige en correcte wijze uit te leggen hoe zij omgaan met de persoonsgegevens die zij verzamelen en verwerken van de Betrokkenen in het kader van de Groepsaankoop. Deze privacyverklaring verheldert verder ook voor welke exacte doeleinden CEPA, CEWEZ en CEPG de persoonsgegevens van de Betrokkenen verwerken, welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten de Betrokkenen genieten inzake hun persoonsgegevens en hoe zij hun rechten kunnen uitoefenen.CEPA, CEWEZ en CEPG verzoeken elke Betrokkene vriendelijk deze privacyverklaring goed door te nemen opdat hij of zij op voldoende wijze geïnformeerd is over zijn of haar rechten en hoe deze uitgeoefend kunnen worden.  2. De Groepsaankoop en de betrokkenheid van CEPA, CEWEZ en/of CEPGIn samenspraak met het fietsenmerk GIANT hebben CEPA, CEWEZ en CEPG de Groepsaankoop onderhandeld ten voordele van de Betrokkenen, actief voor één van de bovenvermelde werkgeversorganisaties in respectievelijk de haven van Antwerpen, Zeebrugge of Gent. De verdere details van de Groepsaankoop kunnen gevonden worden in de communicatie inzake de Groepsaankoop vanuit CEPA, CEWEZ en/of CEPG alsook op het registratieformulier voor de Groepsaankoop.Contact met CEPA, CEWEZ en/of CEPG in het kader van deze privacyverklaring is mogelijk door een mail te sturen naar prisec@cepa.be.  3. Welke persoonsgegevens worden door CEPA, CEWEZ en/of CEPG verzameld en verwerkt?Om zichzelf aan te melden voor de Groepsaankoop dient de Betrokkene het registratieformulier verstrekt door CEPA, CEWEZ en/of CEPG op de website in te vullen. Het formulier staat in rechtstreekse verbinding met een beveiligde databank, waar de ingevulde gegevens automatisch en zonder menselijke tussenkomst worden gecontroleerd op een match tussen de ingevulde gegevens en de gegevens in het bezit van CEPA, CEWEZ en/of CEPG. Indien er een match is tussen de ingevoerde gegevens en de databank, wordt de persoon in kwestie per email geïnformeerd over het feit dat hij of zij gerechtigd is tot korting via de Groepsaankoop. Is er geen match, dan wordt de persoon geïnformeerd dat hij of zij geen recht heeft op deelname aan de Groepsaankoop.De persoonsgegevens die op dusdanige wijze worden verzameld en verwerkt door CEPA, CEWEZ en/of CEPG zijn:
  • Naam en voornaam;
  • De haven waarin Betrokkene werkzaam is;
  • Rijksregisternummer;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres.
  4. Waarom worden de persoonsgegevens door CEPA, CEWEZ en/of CEPG verzameld en verwerkt?Aangezien de Groepsaankoop enkel ten voordele van de Betrokkenen is, waarbij de Betrokkene actief moet zijn voor één van de bovenvermelde werkgeversorganisaties, zijn deze laatste verplicht ten aanzien van GIANT om te controleren of de Betrokkene ook effectief actief is voor één van deze werkgeversorganisaties. In het kader van deze controle dienen CEPA, CEWEZ en/of CEPG persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken.Het betreft aldus het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  • Het registreren van de interesse in de Groepsaankoop van de Betrokkenen op basis van het registratieformulier, in welk formulier de Betrokkenen hun toestemming geven tot het verwerken van de persoonsgegevens;
  • Het correct beoordelen of een persoon effectief recht heeft op de korting in het kader van de Groepsaankoop, hiertoe genieten CEPA, CEWEZ en/of CEPG over een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken;
  • Het respecteren van de afspraken opgenomen in de overeenkomst tussen CEPA, CEWEZ en CEPG enerzijds en GIANT anderzijds, hiertoe verwerken CEPA, CEWEZ en/of CEPG de persoonsgegevens in uitvoering van desbetreffende overeenkomst.
  5. Met wie delen CEPA, CEWEZ en CEPG de persoonsgegevens?CEPA, CEWEZ en CEPG maken een deel van de persoonsgegevens over aan de volgende categorieën van derde partijen:De relevante fietswinkels die deel uitmaken van het officiële dealernetwerk van GIANT, welke fietswinkels de effectieve verkoop en oplevering van de gekochte fiets zullen uitvoeren. Het betreft de voornaam, naam en het emailadres van de relevante personen.Eén persoon (superuser) die integraal deel uitmaakt van de werking van CEPA en dit ook in naam en voor rekening van CEWEZ en CEPG uitvoert.  6. Hoelang bewaren CEPA, CEWEZ en CEPG persoonsgegevens?Als algemeen principe geldt dat CEPA, CEWEZ en CEPG de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk om het (bovenvermelde) doeleinde te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Bovendien verwijderen CEPA, CEWEZ en CEPG alle persoonsgegevens, zonder onnodige vertraging, wanneer de Betrokkene hierom verzoekt. De verwijdering van gegevens heeft slechts betrekking op de gegevens dewelke werden verzameld en verwerkt in kader van de Groepsaankoop. Deze gegevens zijn en blijven evenwel in het bezit van respectievelijk dan wel CEPA, CEWEZ of CEPG voor andere doeleinden zoals onder meer de loonadministratie en dergelijke meer.Ten gevolge hiervan worden de persoonsgegevens van de Betrokkenen verwijderd zodra de Groepsaankoop definitief afgerond wordt en CEPA, CEWEZ en CEPG geen nood meer hebben aan de gegevens in het kader van de Groepsaankoop.  7. Rechten met betrekking tot de persoonsgegevensMet betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens hebben de Betrokkenen steeds het recht om:
  • Een verzoek tot inzage van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij respectievelijk CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de laatstgenoemden zullen bevestigen of de persoonsgegevens verwerkt worden of niet. Ingeval persoonsgegevens verwerkt worden, kunnen de Betrokkenen in kwestie verzoeken van deze persoonsgegevens een uittreksel te krijgen. Worden meerdere kopijen opgevraagd, dan kan hier een vergoeding voor gevraagd worden.
  • Een verzoek tot rectificatie van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: indien de persoonsgegevens waarover CEPA, CEWEZ en/of CEPG beschikken inaccuraat of onvolledig zijn, kunnen de Betrokkenen verzoeken dit te corrigeren dan wel aan te vullen. Indien gewenst door de Betrokkenen kunnen CEPA, CEWEZ en/of CEPG hen informeren over de derde partijen die de inaccurate en/of onvolledige informatie in het verleden hebben ontvangen.
  • Een verzoek tot beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de Betrokkenen kunnen CEPA, CEWEZ en/of CEPG verzoeken om in bepaalde situaties, een deel of alle persoonsgegevens niet meer te verwerken. Indien gewenst door de Betrokkenen, kunnen CEPA, CEWEZ en/of CEPG hen informeren over de derde partijen die de informatie in het verleden hebben ontvangen.
  • Een verzoek tot algehele verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de Betrokkenen kunnen CEPA, CEWEZ en/of CEPG verzoeken hun persoonsgegevens volledig te verwijderen. Dit is echter beperkt tot die persoonsgegevens die in direct verband staan met de Groepsaankoop. Let wel: het verzoek tot verwijdering van de persoonsgegevens kan leiden tot de onmogelijkheid om te genieten van de voordelen van de Groepsaankoop. Indien gewenst door de Betrokkenen kunnen CEPA, CEWEZ en/of CEPG hen informeren over de derde partijen die de informatie in het verleden hebben ontvangen.
  • Een verzoek tot bezwaar tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door CEPA, CEWEZ en/of CEPG, daar waar deze laatsten de gegevens verwerken vanuit een gerechtvaardigd belang waarbij de Betrokkenen aantonen dat hun recht primeert boven het gerechtvaardigd belang van CEPA, CEWEZ en/of CEPG, dan wel voor de situaties waar CEPA, CEWEZ en/of CEPG deze gegevens verwerken voor marketingdoeleinden.
  • Een verzoek tot overdraagbaarheid van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de Betrokkenen kunnen aan CEPA, CEWEZ en/of CEPG vragen om, afhankelijk van de omstandigheden, persoonsgegevens die de Betrokkenen aan CEPA, CEWEZ en/of CEPG bezorgd hebben op hun beurt over te maken aan een derde partij naar keuze van de Betrokkenen of elders te gebruiken. De overgedragen persoonsgegevens worden door CEPA, CEWEZ en/of CEPG in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opgemaakt en overgemaakt.
  • Een verzoek tot intrekking van toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken in te dienen bij CEPA, CEWEZ en/of CEPG: de Betrokkenen kunnen in die situaties waar de verwerking van persoonsgegevens door CEPA, CEWEZ en/of CEPG gebaseerd is op de verkregen toestemming, deze toestemming steeds intrekken. Vanaf het moment dat de Betrokkenen hun toestemming hebben ingetrokken, zullen CEPA, CEWEZ en/of CEPG deze persoonsgegevens niet meer verwerken.
  • Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: indien de Betrokkenen het oneens zijn met de verwerking van hun persoonsgegevens door CEPA, CEWEZ en/of CEPG en zij niet akkoord gaan met het antwoord en/of oplossing vanuit CEPA, CEWEZ en/of CEPG, kunnen zij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
 Alle verzoeken voor de uitoefening van bovenstaande rechten moeten aan CEPA, CEWEZ en/of CEPG bezorgd worden op de wijze zoals werd vermeld in artikel 2 van deze privacyverklaring.  8. De beveiliging van de persoonsgegevensCEPA, CEWEZ en/of CEPG leveren veel inspanningen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met de persoonsgegevens van de Betrokkenen tegen te gaan. Hiertoe nemen CEPA, CEWEZ en/of CEPG de nodige en passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving. CEPA, CEWEZ en/of CEPG verzekeren op deze manier ook de bescherming van de rechten van de Betrokkenen. CEPA, CEWEZ en/of CEPG zorgen ervoor dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.  9. Uitwisseling van gegevens buiten de EERCEPA, CEWEZ en/of CEPG maken geen persoonsgegevens over aan personen of organisaties, waarbij desbetreffende persoonsgegevens de EER zouden verlaten. Ook alle gebruikte IT-infrastructuur van CEPA, CEWEZ en/of CEPG bevindt zich binnen de EER.  10. Wijzigingen aan de privacyverklaringCEPA, CEWEZ en CEPG kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. CEPA, CEWEZ en CEPG moedigen de Betrokkenen daarom aan om deze privacyverklaring op regelmatige tijdstippen te raadplegen, zodat hij/zij steeds op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op hem of haar.